En cuanto a los Conventions Bureau españoles que cuentan con esta certificación, son los de Alicante, Bilbao, Gijón, Madrid, Málaga, Murcia, Valencia, Valladolid y Zaragoza. Estas oficina de congresos han pasado con éxito las auditorías pertinentes respecto a la norma UNE 187005, creada específicamente para los Conventions Bureau.
Esta certificación está dirigida a organizaciones con fines no lucrativos cuyo objeto fundamental es posicionar su ciudad, región o país en el mercado como lugar para atraer y celebrar reuniones de todo tipo. Busca la mejora de la organización interna de la entidad, así como de los servicios prestados a terceros.
La norma busca la mejora de la organización interna de la entidad, así como de los servicios prestados
La norma para los Conventions Bureau establece los requisitos aplicables de manera general a los procesos de gestión de las oficinas de congresos, como sus responsabilidades, la política de gestión de la calidad y planificación, organización, sistema de gestión de la calidad, gestión de los recursos, comercialización, medición y seguimiento de la calidad, seguridad y prevención de riesgos y gestión ambiental.
En cuanto a la comercialización, indica los requisitos para la captación de reuniones (celebración de viajes de familiarización, workshops ), así como para la captación de proveedores- miembros. Y en cuanto a la prestación de servicios, identifica los requisitos relativos a la recogida y elaboración de la información (sobre reuniones potenciales y efectivas, guía de reuniones, calendario de reuniones a celebrar en el destino, informe anual de datos estadísticos de reuniones, memoria anual, etc.), actualización y revisión de la misma, servicios a proveedores-miembros y a los organizadores de actividades, reuniones, etc., así como los relativos al dossier de candidatura del destino.
Los palacios de congresos
Los palacios de congresos españoles que ostentan la Q de Calidad Turística, según la norma UNE 187004, son el Auditorio y Centro de Congresos Víctor Villegas, el Palacio de Congresos de Canarias (Auditorio Alfredo Kraus), el Palacio de Congresos de Cádiz, el Palacio de Congresos de Valencia, el Palacio de Congresos y de la Música de Bilbao (Euskalduna), el Palacio de Congresos de Granada, el Palacio de Exposiciones y Congresos de Santander, el Palacio de Ferias y Congresos de Marbella, el Palacio de Ferias y Congresos de Málaga, el Palacio de la Ópera de La Coruña, el Palacio de Congresos de La Coruña (Palexco), el Palacio de Congresos de La Rioja (Riojaforum) y el Teatro Pérez Galdós de Las Palmas de Gran Canaria.
La UNE 187004 ha sido creada específicamente para los palacios de congresos, entendiéndose como tal las instalaciones en las que se realizan actividades propias de acogida y celebración de reuniones, convenciones, exhibiciones, presentaciones, etc. bien a gran escala, bien para un grupo restringido de personas. Esta norma, entre otras cosas, presta especial atención a la accesibilidad y al respeto por el medio ambiente.
La norma presta especial atención a la accesibilidad y al respeto por el medio ambiente
La Q de Calidad Turística para los palacios de congresos marca una serie requisitos englobados en cinco áreas. La primera de ellas, el área de dirección, en el que la norma establece los requisitos aplicables de manera general a los procesos de dirección, gestión de la calidad y proceso de planificación, organización, gestión ambiental, gestión de seguridad y prevención de riesgos, gestión de recursos, comercialización, control y mejora continua.
En cuanto al proceso de desarrollo de actos, destaca los requisitos a cumplir respecto a arrendamientos, así como los requisitos de servicio aplicables a la celebración de congresos, exposiciones, exhibiciones, presentaciones y convenciones. También se identifican los requisitos para la seguridad de bienes y personas. Respecto al proceso de restauración, la norma señala los requisitos para el aprovisionamiento y almacenamiento en el servicio de restauración, servicios de cocina, sala y catering, así como los niveles de higiene, limpieza y mantenimiento de estas instalaciones.
A nivel general de las instalaciones, también fija requisitos sobre higiene y limpieza, como la limpieza para las áreas comunes y salas, aseos y zonas de almacenamiento, así como para mantelería y textiles. También se identifican los requisitos relativos al tratamiento de desechos. Por último, la norma fija unos requisitos a aplicar para el mantenimiento de los sistemas de aire acondicionado, calefacción y gas, aparatos de elevación, sistemas de emergencia y contra incendios, equipamientos de zonas comunes y salas, instalaciones eléctricas e instalaciones exteriores.
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